REVIEW BUKU MANAGEMENT PROYEK DAN RESIKO

KONSEP DAN IMPLEMENTASI

 

 Pendahuluan

   Produk memerlukan perkembangan agar dapat terus bertahan di pasaran, perkembangan produk itu biasanya dapat dimulai dengan adanya riset dan pengembangan, melihat tanggapan pasar terhadap produk, peningkatan pembelian produk, menjaga kestabilan penjualan yang sudah maksimum, penurunan penjualan, dan ketika produk sudah tidak banyak peminat.

Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan pr oduk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut mencapai tahap mati dan tidak dipr oduksi lagi.

   Setiap proyek akan membentuk suatu pola tersendiri dimana pola tersebut dapat dijadikan acuan untuk mengembangkan proyek yang dilakukan. Pola yang terbentuk tersebut dinamakan siklus hidup proyek yang melewati tahap-tahap tertentu, tahap-tahap proyek dapat dibagi menjadi :

•           Tahap Konsepsi

• Tahap Perencanaan

• Tahap Eksekusi

• Tahap Operasi

Konsepsi

1. Inisiasi Proyek

   Inisiasi proyek adalah dimana ide tentang proyek tersebut tercipta, bagaimana cara menyelasaikan permasalahan dalam proyek, dan apa tujuan proyek tersebut.

2. Kelayakan Proyek

   Kelayakan pada proyek ini maksudnya adalah meng-investigasi masalah yang ada pada proyek dan mengembangkan solusi yang bersifat menguntungkan. Maka dari itu tahap kelayakan ini penting dilakukan dengan mengadakan studi kelayakan berupa :

 

 

    Permintaan proposal

            Permintaan proposal a tau Request For Proposal (RFP) dikirim kepada pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang atau bidders list yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yang berminat. Dalam RFP ditentukan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan (lihat lampiran). Para k ontrakt or mengirim pr op osal sesuai dengan RFP, kemudian user memilih salah sa tu sebagai pelaksana utama atau partner.

Ada juga:

    Proposal Proyek

    Pemilihan Proposal

    Negosiasi Kontrak

 Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:

1. Jadwa l pekerjaan

2. Anggaran dan sistem pengenda lian biaya

3. Work Breakdown Structure secara rinci

4. Bagian-bagian yang berisik o tinggi dan cukup su lit dan rencana

tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncu l.

5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

6. Rencana pengujian hasi l proyek

7. Rencana d okumentasi

8. Rencana peninjauan pekerjaan

9. Rencana pe laksanaan hasi l proyek

    Jadwal pekerjaan

    Anggaran dan sistem pengendalian biaya Work Breakdown Structure secara rinci Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

    Rencana pengujian hasil proyek

    Rencana dokumentasi

    Rencana peninjauan pekerjaan

    Rencana pelaksanaan hasil proyek

 Tahap Eksekusi

  Tahap ini adalah melakukan pekerjaan-pekerjaan seperti: desain, pengembangan, pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi.

Tahap Operasi

    Tahap operasi ialah ketika proyek sudah diserahkan kepada user dan mulai mengoperasikan hasil proyek yang sudah dibuat.

Organisasi Proyek

Pendahuluan

    Suatu perusahaan yang berhasil terhadap proyeknya pasti akan mengalami perkembangan, perkembangan ini didasari dengan kondisi lingkungan yang berubah, teknologi yang berubah, dan kompetisi pasar yang semakin pesat, untuk menghadapi perkembangan tersebut maka diperlukan perubahan struktur organisasi di dalam perusahaan, terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni :

    Berdasar Produk

    Berdasar Lokasi

    Berdasar Proses

    Berdasar Pelanggan

    Berdasarkan Fungsi

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

     Proyek merupakan bagian dari divisi fungsional dari suatu perusahaan, proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran. berupa peluncuran pr oduk baru ke pasar maka proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran. Dalam hal ini personel bisa berasal dari unit fungsional di mana proyek itu bertempat. Selagi diperlukan, personel bisa berasal dari unit fungsi onal lain dalam organ isasi tersebut.

• Keuntungan dari struktur organisasi proyek yang melekat pada unit fungsional :

• ·         Fleksibilitas dalam penugasan staff atau karyawan.

• ·         sumber daya manusia yang memiliki keahlian tertentu dapat ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.

• ·         sumber daya manusia dengan keahlian berbeda dan dikelompokkan dalam satu group dapat bermanfaat karena dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman.

• ·         anggota divisi yang bersangkutan dapat menjadi basis bila terdapat personel keluar dari organisasi.

• ·        divisi memberi kesempatan kepada para pemilik keahlian tertentu untuk menunjukan prestasinya.

 

Kekurangan yang ada dalam struktur ini adalah :

• Anggota yang terlibat proyek lebih perhatian kepada unit fungsional bukan dengan client

• Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas” khusus yg sesuai dengan fungsinya.

• Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh terhadap proyek.

• Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah.

• Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistic terhadap proyek.

Jika dalam proyek harus dilihatkan pers onil dari unit fungsi onal lain di luar unit fungsi onal pengel ola proyek, maka akan terjadi masalah. Manajer fungsi onal dari unit yang mengel ola proyek harus herhuhungan dengan manajer lain jika akan menggunakan orangnya. Mengingat antar unit tidak ada ot oritas silang. Sehingga hila proyek melihatkan heherapa unit fungsi onal akan ada masalah dengan struktur ini. Manajemen perlu mengatasi hal ini dengan menciptakan koordinasi antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja tanpa meruhah struktur yang ada. Salah satu caranya yaitu dengan menamhahkan jahatan pimpinan proyek atau koordinat or proyek. Koordinat or proyek akan mengkoordinasikan pekerjaan yang herhuhungan dengan proyek. Secara vertikal ia tidak mempunyai ot oritas, tetapi keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan per formansi proyek ada ditangannya.

Organisasi Proyek Murni

    Organisasi proyek murni adalah bentuk lain dari organisasi proyek dimana proyek terpisah dari organisasi utama, dan menjadi organisasi tersendiri, administrasi yang terpisah tetapi bertanggung jawab untuk memberikan laporan kemajuan atau kegagalan secara berkala mengenai proyek kepada organisasi induk.

Kelebihan :

• Manajer proyek memiliki wewenang penuh terhadap proyek

• Seluruh anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek

• Rantai komunikasi menjadi lebih pendek

• Dapat menguasai teknologi tertentu jika ada proyek yang sejenis

• Kemampuan membuat keputusan menjadi lebih cepat

• Adanya kesatuan komando

• Bentuk ini cukup simple sehingga mudah dilakukan

•    Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek

Kelemahan :

• Adanya duplikasi usaha dan fasilitas

• Biaya yang cukup mahal

• Sumberdaya dipegang saat tersedia, bukan saat dibutuhkan.

•   Bila proyek telah selesai akan terjadi masalah tentang nasi pekerja proyek yang ada

•  Ketidak konsistenan prosedur dapat terjadi

Organisasi Matriks

     Dalam rangka menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan organisasi proyek murni dan menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan bentuk organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks. Organisasi ini merupakan jalan tengah antara keduanya. Dengan demikian organisasi fungsional dan murni mewakili keadaan ekstrim. Organisasi matriks merupakan kombinasi keduanya. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

Kelebihan :

  

• Proyek mendapatkan perhatian secukupnya

• Mudah dalam mendapatkan orang yang berpotensi

•  Tidak ada masalah terhadap nasib para pekerja proyek

• Tanggapan terhadap keinginan yang diminta client dapat dengan cepat diberikan

•  Konsisten terhadap prosedur perusahaan

• Distribusi sumberdaya yang lebih seimbang

• Proyek terjadwal dan diberi porsi personel untuk mengoptimalkan performa.

 

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Seorang manajer proyek jarang yang bertanggung jawab untuk melakukan perancangan organisasi proyek. Tetapi dia bisa memberikan saran pada orang yang melakukannya. Tidak mungkinditetapkan bentuk organisasi mana yang paling baik dalam rangka menangani proyek. Bagaimana suatu bentuk organisasi bisa dipilih, sulit diterangkan bah kan oleh praktisi senior sekalipun. Pilih an sangat dipengaruh i sit uasi dan kadang-kadang bersifat int uitif. Namun secara umum dapat diberikan krit eria-krit eria y ang mendasari pemilih an bentuk ini:

• Frekuensi adanya proyek baru.

• Berapa lama proyek berlangsung

• Ukuran proyek.

• Kompleksitas hubungan.

Tim Proyek

Pendahuluan

    Tim proyek adalah semua personil yang tergabung di dalam organisasi pengelola proyek. Terdiri dari personil fungsional dari organisasi induk dan ada juga personil yang menjadi inti dari tim.

Manajer Proyek

    Manajer proyek berperan sebagai integrator yaitu mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda, sebagai pusat komunikasi yaitu mengambil keputusan tentang masalah proyek, sebagai entrepreneur yaitu berusaha melakukan pengadaan barang, fasilitas dan sumber daya manusia.

  Manajer proyek juga memiliki tanggung jawab, berikut ini merupakan tanggung jawab manajer proyek secara garis besar :

• Merencanakan kegiatan, tugas, hasil akhir, pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana proyek

• Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya

• Memonitor status proyek

• Mengidentifikasi masalah-masalah teknis

• Titik temu dari para kunstituen

•  Menyelesaikan konflik yang terjadi pada proyek

•  Merekomendasikan penghentian atau pelaksanaan proyek.

Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

Seorang manajer proyek bekerja pad a interface an tar a top management dan para teknolog a tau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi ya􀇤g lain. Bagaimana tingkat pentingnya kemampuan manajerial dan kemampuan teknis sangat bergantung pada jenis proyek. Bagi proyek-proyek riset dan pengembangan sangat dituntut manajer proyek dengan kemampuan teknis yang tinggi karena kompleksitas dan orientasi teknik dari proyek dan orang-orangnya. Sedangkan dalam proyek pengembangan produk, misalnya, perlu manajer proyek Otoritas dengan kemampuan manajerial yang lebih menonjol karena keterlibatan beberapa area fungsional yang berbeda.

  Kekuatan untuk memberi perintah kepada orang lain, otoritas terbagi kedalam 2 jenis :

1.      Otoritas Legal, seorang atasan mempunyai hak untuk memerintah bawahannya dan mempunyai reward power.

2.      Otoritas Karismatik, kekuatan yang dimiliki karena sifat-sifat personal seperti penampilan atau kepribadian.

Memilih Manajer Proyek

1. Karakteristik Personal

•  Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi

• Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

• Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

• Punya disiplin

• Seorang generalis

•  Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

• Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia.

   2. Keterampilan Perilaku

   Kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. la juga harus membangun kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim.

3. Keterampilan Bisnis

• Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri

• Pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi: pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan.

•  Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek

• Punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan

4. Kemampuan Teknis  

Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis clari proyek yang clitangani. Dalam proyek yang rendah kanclungan teknologi pemahaman teknis bisa cliclapat clari pengalaman maupun latihan-latihan yang bersifat informal. Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting climiliki seorang manajer proyek.

Peran Lain di Luar Tim Proyek

Manajer Program

Ada kalanya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak proyek yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa dinamakan manajer program atau direktur proyek. Orang yang duduk dalam jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek. Secara lebih rind tugas dari manajer program adalah:   

• Mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek

•  Memastikan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari tujuan strategis perusahaan

• Bekerjasama dengan para pemimpin fungsional perusahaan untuk melakukan alokasi sumberdaya dan menyelesai kan konflik pemakaian sumberdaya antar proyek dengan cara melakukan prioritas.

• Memastikan bahwa perubahan yang terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek proyek yang lain.

•  Membantu dalam mengembang kan kebijakan- kebijakan, perencanaan dan teknik-teknik pengendalian manajemen proyek.